Informatel regelt IT carve-out en inrichten nieuw netwerk van Staples Benelux
Staples biedt zakelijke klanten alles voor het werk, van kantoormaterialen, facilitaire benodigdheden en tech-artikelen tot aan veiligheidsschoenen en kantinebenodigdheden. Het maakte tot aan de verkoop in 2021 deel uit van Staples Europa, daarvoor van Staples Inc. Als zelfstandige organisatie heeft het een eigen IT omgeving nodig, omdat het geen gebruik meer kan maken van de gedeelde omgeving. Het afsplitsen van de IT die Staples Benelux nodig heeft, inclusief het overhevelen van alle data, is door Informatel uitgevoerd.
Staples is gevestigd in Almere. Klanten zijn onder andere groot-zakelijke klanten. Daarnaast levert het bedrijf ook de logistieke ondersteuning voor derden. Als onderdeel van een internationaal opererende organisatie heeft het altijd gebruik kunnen maken van een gedeelde IT omgeving. Het beheer werd gedaan door collega’s in Polen. In 2021 zijn de activiteiten in Nederland, België en Luxemburg verkocht. Daarbij is afgesproken dat tot aan de zomer van 2022 gebruik gemaakt mocht worden van die gedeelde IT omgeving.
Jan Paul de Frankrijker, Head of IT en Facility Manager bij Staples Benelux: “Omdat alle IT was ge-outsourced hadden we hier in Almere geen eigen IT team meer. Voor werkplek beheer zijn er drie mensen, maar dat is iets heel anders dan het splitsen van de IT en een migratie. Aanvankelijk bestond het idee dat we deze carve-out zelf konden doorvoeren, maar dat bleek onmogelijk. Het team is te klein en de kennis ontbreekt. Daarbij speelt nog dat we hier in Almere amper documentatie hadden omdat alles was uitbesteed. Het voelde steeds meer als een black box operatie. Dat was niet de bedoeling. Toen dat eenmaal duidelijk was ben ik op zoek gegaan een juiste externe partij te vinden.”
De belangrijkste eis die Jan Paul stelde aan die partij was dat er op tijd kon worden geleverd, want er was een harde datum waarop de toegang tot het netwerk van Staples Europa onbereikbaar zou worden.
De opdracht die Informatel kreeg was: regel het IT netwerk en serverpark; zorg er voor dat alle data wordt gemigreerd die men in Almere heeft. Ook moest er een draadloos netwerk gemigreerd worden. De hardware was voorhanden, er is immers al jaren een vestiging. Maar alles moest dus onder een ander domein komen. Tijdens het proces is extra servercapaciteit aangeschaft om de datamigratie mogelijk te maken.
Een groot deel van de werkzaamheden kon Informatel remote uitvoeren, maar het was soms ook nodig bij Staples zelf aanwezig te zijn. “Dat liep op rolletjes. Iedereen wist precies wat hij wanneer moest doen. We liepen elkaar daarom niet in de weg. Op elkaar wachten gebeurde ook niet. Je merkte duidelijk de meerwaarde van een professionele organisatie met een goed draaiboek en heldere communicatie.“Toch is de beoogde migratie datum niet gehaald. “We stelden vast dat de go live datum in de vakantieperiode zou plaatsvinden. Dat is onhandig. Daarom hebben we die een maand uitgesteld. Voor de gebruikers is dat alleen maar positief uitgevallen. Iedereen heeft nu de begeleiding gehad die hij nodig heeft. Voor het IT team hier en Informatel is het nu een kwestie van de laatste plooien gladstrijken.”Afgesproken is dat Informatel het server -en netwerkbeheer blijft verzorgen. De rest van het werkplekbeheer zal het team rond Jan Paul doen.
Een groot deel van de werkzaamheden kon Informatel remote uitvoeren, maar het was soms ook nodig bij Staples zelf aanwezig te zijn. “Dat liep op rolletjes. Iedereen wist precies wat hij wanneer moest doen. We liepen elkaar daarom niet in de weg. Op elkaar wachten gebeurde ook niet. Je merkte duidelijk de meerwaarde van een professionele organisatie met een goed draaiboek en heldere communicatie.“
Toch is de beoogde migratie datum niet gehaald. “We stelden vast dat de go live datum in de vakantieperiode zou plaatsvinden. Dat is onhandig. Daarom hebben we die een maand uitgesteld. Voor de gebruikers is dat alleen maar positief uitgevallen. Iedereen heeft nu de begeleiding gehad die hij nodig heeft. Voor het IT team hier en Informatel is het nu een kwestie van de laatste plooien gladstrijken.”
Afgesproken is dat Informatel het server -en netwerkbeheer blijft verzorgen. De rest van het werkplekbeheer zal het team rond Jan Paul doen.
Terugblikkend op het gehele traject geeft Jan Paul nog het volgende advies: “Met de kennis van nu hadden we veel eerder bij Wirendra en zijn collega’s moeten aankloppen. Dat had ons tijd en kosten bespaart. Mijn advies is dan ook, wees reëel. Voor dit soort operaties heb je echte specialisten nodig. De kans dat je die in je interne team hebt zitten is gering. Daarnaast hebben je eigen mensen te veel andere taken om volledig op een migratie of carve out te kunnen focussen. Een migratie kun je er niet zomaar even bij doen. Het is echt wel iets heel anders dan bijvoorbeeld regulier werkplekbeheer. Bij Informatel hakken ze vaker met dit bijltje. Je merkt het aan de manier waarop ze de inventarisatie doorvoeren, doorvragen en alle knelpunten in kaart brengen. Dat is een gedegen en goede voorbereiding die de volgende stappen een stuk makkelijker maken. Informatel heeft zich ontpopt als een logisch verlengstuk van onze eigen organisatie. Precies dat is wat je wil voor zowel migraties als beheer.
Terugblikkend op het gehele traject geeft Jan Paul nog het volgende advies: “Met de kennis van nu hadden we veel eerder bij Wirendra en zijn collega’s moeten aankloppen. Dat had ons tijd en kosten bespaart. Mijn advies is dan ook, wees reëel. Voor dit soort operaties heb je echte specialisten nodig. De kans dat je die in je interne team hebt zitten is gering. Daarnaast hebben je eigen mensen te veel andere taken om volledig op een migratie of carve out te kunnen focussen.
Een migratie kun je er niet zomaar even bij doen. Het is echt wel iets heel anders dan bijvoorbeeld regulier werkplekbeheer. Bij Informatel hakken ze vaker met dit bijltje. Je merkt het aan de manier waarop ze de inventarisatie doorvoeren, doorvragen en alle knelpunten in kaart brengen. Dat is een gedegen en goede voorbereiding die de volgende stappen een stuk makkelijker maken. Informatel heeft zich ontpopt als een logisch verlengstuk van onze eigen organisatie. Precies dat is wat je wil voor zowel migraties als beheer.