Remote werkplek- en netwerkbeheer zonder zorgen
Doxis helpt al meer dan 100 jaar de publieke en non-profit sector bij het optimaliseren van de informatiehuishouding. Voorheen waren dat documenten van papier, tegenwoordig is het merendeel digitaal. In 2018 heeft het bedrijf een uitvraag in de markt gedaan voor de ondersteuning van de eigen organisatie. Informatel is daarbij als winnaar uit de bus gekomen.
Michiel Rijneke is directeur en eigenaar van Doxis. Jennifer Lenting is verantwoordelijk voor zowel de financiële afdeling als de IT. Beiden vertellen over de keuze voor Informatel en de diensten die het levert.
Michiel: “Het wisselen van IT dienstverlener is een proces waarbij je niet over een nacht ijs gaat. We hebben een shortlist gemaakt en gesprekken gevoerd. Informatel liet de beste indruk achter. Inhoudelijk was hun voorstel voor het beheer van de werkplekken op afstand het best. De persoonlijke klik tussen de twee bedrijven was ook in een keer goed. Dat Informatel dicht bij ons – kantoor in Den Haag gevestigd is heeft een ondergeschikte rol gespeeld, maar het is wel erg makkelijk.”
Doxis heeft circa 100 medewerkers in dienst. Zij werken vaak bij opdrachtgevers op locatie, maar ook thuis of op een kantoor van Doxis. Beheer van de software en hardware is een van de taken van Jennifer.
Michiel: “Informatel neemt ons echt een hoop werk uit handen. Zij verzorgen de aankoop van de hardware die wij nodig hebben, geven daar ook proactief advies over en doen vervolgens de inrichting op basis van M365.” Jennifer vult hem aan: “Naast de laptops en mobiele telefoons beheren ze ons netwerk, denk aan de draadloze verbindingen op de drie vestigingen en de firewall. Die adviserende rol waar Michiel het net over had is belangrijk. We moeten, gelet op de dienstverlening is dat logisch, extra alert zijn als het gaat om veiligheid. Dan is een trusted advisor van grote waarde.”
In de praktijk komt het er op neer dat gebruikers maar een beperkt aantal applicaties zelf kan installeren. Het bedrijfsportaal dat tot hun beschikking staat wordt door Informatel beheerd. Los daarbij monitort het bedrijf of niet op andere wijze software op de machines wordt geïnstalleerd. In voorkomende gevallen dat afwijkende software nodig is kan Doxis rekenen op advies van Informatel.
Voor de eigen dienstverlening van Doxis zijn kennis, expertise en vertrouwen essentieel. Datzelfde geldt voor de eisen die het stelt aan externe dienstverleners. “Onze klanten willen zich geen zorgen hoeven maken dat wij ons werk niet op tijd of niet goed opleveren. Exact dat verlang ik ook van de bedrijven waar ik zaken mee doe, zoals Informatel.”
Dat Informatel aan die eisen voldoet is de afgelopen jaren gebleken. Kort na het sluiten van het contract brak de Covid-19 pandemie uit en Doxis medewerkers moesten volledig van huis uit werken. Na die periode is het aantal vestigingen uitgebreid naar drie. Jennifer: “Dat we al veel vanuit de cloud werkten was een voordeel. Maar toch, van de ene op de andere dag is het begrip werkplek compleet veranderd. Die transitie is zonder problemen verlopen. Iedere medewerker kon doorgaan en op ondersteuning rekenen. Dat zegt wel iets over Informatel dat ze in staat waren die plotselinge verandering te ondersteunen.“
Michiel: “De wisseling van IT dienstverlener en de ommezwaai naar meer thuiswerken heeft ons niet geschaad. Wij zijn gegroeid en het doet me goed te zien dat Informatel ook meegroeit. We hebben geen ICT klachten en zo hoort het ook.”